Preguntas y Respuestas Frecuentes

En esta sección encontrará las preguntas y respuestas mas frecuentas recibidas en la Mesa de Ayuda de ONCAE.

¿Cuál es el procedimiento para solicitar la inclusión de un producto al Catálogo Electrónico?

Si un producto no se adapta a sus necesidades de compra. Debe enviar una nota ya sea escaneada o en físico, la cual debe ser dirigida al Abog. Héctor Martin Cerrato, Director de ONCAE, indicando el producto, con sus especificaciones técnicas, la cantidad y una justificación de su adquisición. Dicho documento debe venir firmado y sellado por el Gerente Administrativo o la figura que corresponde dentro de cada institución.

¿Qué productos se deben comprar por el Catálogo Electrónico y cuáles de manera normal?

Todos los productos contenidos dentro del Catálogo Electrónico, deben ser adquiridos por este medio. Tal como lo establece el Artículo 3 de la Ley de Compras y Transparentes a través de medios electrónicos. Los Útiles de Oficina se encuentran en el catalogo electrónico vigente y serán habilitados los Catálogo Electrónicos de las impresoras, equipos de reproducción y consumibles de impresión, alimentos y bebidas para personas, servicios de impresión y reproducción, bienes informáticos, llantas y cámaras de aire. Por lo cual los productos anteriormente citados deberán adquirirse a través de este medio.

¿No puedo ingresar al Catálogo Electrónico, ¿se bloquea el usuario después de un cierto tiempo?

El usuario se puede bloquear si hace cierto número de intentos de ingreso de manera fallida, debe enviar correo a info.oncae@scgg.gob.hn solicitando se restablezca la contraseña.

¿Cómo se puede dar de baja a un usuario en el Sistema de HonduCompras?

Mediante solicitud a través de una nota firmada y sellada por la autoridad de la institución, dirigida a la Dirección de ONCAE, indicando el nombre de las personas que desean dar de baja.

¿Qué ocurre si se tiene un problema relacionado a incumplimiento por parte del proveedor?

En la Circular 002-2015 le establece el procedimiento de escalamiento en el que la institución, agota toda posible comunicación con el proveedor para dar respuesta a su demanda. De no obtener respuesta con el proveedor se comunica con la ONCAE.

¿En dónde se descargan los formularios de usuario?

Los formularios están disponibles en el portal de HonduCompras de la página http://www.honducompras.gob.hn/ en la sección de “Descarga de Formularios” y después de completar la solicitud debe enviar correo a info.oncae@scgg.gob.hn con las solicitudes de usuarios debidamente llenadas con la información correspondiente.

¿Cuál es el proceso para solicitar una capacitación?

La ONCAE cuenta con un Plan de Capacitación el cual está disponible el Portal de HonduCompras, debe verificar el Tema que sea recibir capacitación y enviar correo a info.oncae@scgg.gob.hn haciendo la solicitud detallando el número de coordinación del mismo.

¿Cuál es el proceso de incluir productos a Catálogo Electrónico?

Enviar una nota debidamente firmada por el Gerente Administrativo al director de ONCAE, describiendo los productos que desean incluir y si va a realizar la compra debe de solicitar la autorización de dicha compra.

¿Cuáles son los catálogos que están por emitirse?

Los catálogos por emitir son:

  • 1.- Impresoras, Equipos de Reproducción y Consumibles de Impresión
  • 2.- Alimentos y Bebidas para Personas
  • 3.- Servicios de Impresiones y Reproducciones
  • 4.- Bienes Informáticos
  • 5.- Llantas y Cámaras de Aire

También puede ver comunicado en http://www.honducompras.gob.hn/.

¿Qué hacer si un Proveedor en Catálogo Electrónico no proporciona un bien con las especificaciones correctas?

Debe remitirse a la circular No.002-ONCAE-2015, inciso 10 “Atención por parte de los Proveedores a los entes adquirientes” en el cual se detalla el proceso de escalamiento.

¿Cómo puedo saber a qué zona del Catálogo Electrónico pertenece la unidad ejecutora en la que laboro?

La Circular No.002-ONCAE-2015 en el numeral 3, indica qué departamentos ciudades incluye cada zona. Por lo que debe revisar dicha circular y buscar la suya.

¿Qué debo hacer si no encuentro el producto que necesito dentro del catálogo electrónico vigente?

Debe proceder de acuerdo al numeral 7 de la Circular No. 002-ONCAE-2015.

¿Se deben ingresar los nombres de todos los participantes en una Compra Menor?

Actualmente el sistema no permite ingresar los nombres de todos los participantes en una Compra Menor, sólo el del oferente al que se le adjudica la compra.

¿Cuál es el plazo que tiene ONCAE para emitir una autorización de compra fuera de Catálogos Electrónicos?

El plazo estimado en el que se emite una autorización es de 48 horas.

¿Cómo puede solicitar la reversión de un proceso que está en el Módulo de Difusión?

Debe enviar nota debidamente firmada y sellada por la Autoridad correspondiente, dirigida a la Dirección de ONCAE, solicitando la reversión de etapa del proceso detallando la justificación del caso. Si el proceso está en etapa de Adjudicado, el mimo no puede ser reversado.

¿Cómo adjudicar un proceso de compra menor si el proveedor no está registrado en la ONCAE?

Debe enviar nota solicitando que el mismo sea agregado al Módulo de Difusión, para dar continuidad a proceso de compra menor adjuntando copia del RTN de la empresa o la persona, con la dirección exacta, nombre de la persona contacto, No. de Teléfono, No. de Fax y Correo Electrónico.

¿Cuáles son los requisitos para registrar una empresa mercantil nacional?

Los requisitos se encuentran en el Portal de HonduCompras en la siguiente dirección:

http://www.honducompras.gob.hn/Info/Descargas.aspx

Requisitos de Inscripción para Sociedades Mercantiles

Versión revisada al 20 de octubre del 2015

1. Boleta de Pago de Ingresos Corrientes (forma TGR-1) Casilla. 12121-Lps.200.00 (www.sefin.gob.hn) Ley de Fortalecimiento de los Ingresos, Equidad Social y Racionalización del Gasto Público (art. 49).

2. Carta Poder debidamente fundamentada o Poder General/ Especial para Pleitos, debidamente autenticado Ley Orgánica del Colegio de Abogados de Honduras (Art. 9 y 11) y Ley de Procedimiento Administrativo (Art. 57)

3. Formulario único de inscripción de sociedades mercantiles nacionales en la ONCAE, con todos los datos necesarios que deben de completar para su inscripción. Ley de Contratación del Estado (Art. 18 y 34), Reglamento de la Ley de Contratación del Estado (Art. 29, 33-36 y 60)

4. Los Testimonios de Escrituras Públicas o Contrato de Sociedad, donde se encuentren: la Constitución de la Sociedad, la actual composición del órgano societario y la representación legal del mismo. Reglamento de la Ley de Contratación del Estado (Art. 23 literales a y f), Ley para la generación de empleo, fomento a la iniciativa empresarial, formalización de negocios y protección de los inversionistas (Art. 3.)

5. Copia del Registro Tributario Nacional numérico de la Empresa (revés y derecho) Decreto 102 de fecha 8 de enero de 1974 (Art. 3)

6. Balance General y Estado de Resultados del último ejercicio económico, debidamente auditados por contador público independiente o firma auditora (presentarlos en forma separada, firmados y sellados por contador público colegiado). Reglamento de la Ley de Contratación del Estado (Art. 33)

Requisitos específicos para la inscripción de sociedades mercantiles en el suministro de bienes, servicios:

• Los requisitos de capacidad técnica serán acreditados mediante la información de registro de contratos disponible en el Sistema HonduCompras; en el caso de que en dicho sistema no existan contratos registrados a su nombre, la resolución indicará que no existe acreditación técnica de experiencia en ningún rubro. De manera opcional usted puede acreditar información adicional que permita clasificarle en un rubro determinado o aumentar sus calificaciones en caso de ser solicitada por los entes contratantes como ser.

a) Indicar todos los apartados de capacidad técnica del reglamento

Requisitos específicos para la inscripción de sociedades mercantiles en el suministro de bienes y servicios del sector salud, veterinario, químico, etc:

7. 1 Presentar todos los documentos de Licencias, Registro, Certificaciones de Calidad, entre otros, que acredite documentalmente lo manifestado en el Formulario. (En caso de existir) Reglamento de la Ley de Contratación del Estado (Art. 60 literal i)

Requisitos específicos para la inscripción de sociedades mercantiles en obra pública o supervisión de obra pública:

7.2 Presentar inscripción del colegio profesional correspondiente, en caso de que proceda. Reglamento de la Ley de Contratación del Estado (Art. 60 literal h)

Requisitos específicos para la inscripción de sociedades mercantiles en consultoría:

• En el caso de inscripción para servicios de consultoría especializadas que de acuerdo a Ley deban ser realizados por profesionales o firmas colegiadas, el interesado deberá acreditar la inscripción en el colegio profesional correspondiente como se indica en el requisito 7.2.

• Los requisitos de capacidad técnica serán acreditados mediante la información de registro de contratos disponible en el Sistema HonduCompras; en el caso de que en dicho sistema no existan contratos registrados a su nombre, la resolución indicará que no existe acreditación técnica de experiencia en ningún rubro. De manera opcional usted puede acreditar información adicional que permita clasificarle en un rubro determinado o aumentar sus calificaciones en caso de ser solicitada por los entes contratantes como ser.

b) Indicar todos los apartados de capacidad técnica del reglamento

Se les informa a su vez que todos los documentos en fotocopia deben de estar autenticado por Notario Público, en una auténtica separada a la de firmas.

¿Cuáles son los requisitos para constituirse como comerciante individual?

Los requisitos se encuentran en el Portal de HonduCompras en la siguiente dirección:

http://www.oncae.gob.hn/docm/Registrop/Requisitos_comerciante_individual.pdf

Requisitos para inscripción de un comerciante individual

N° Requisitos: S/C N/C

1. Boleta de Pago de Ingresos Corrientes (forma TGR-1) marcar la casilla. 12121 valor L200.00 (se puede descargar de www.sefin.gob.hn)

2. Carta Poder debidamente fundamentada (si su inscripción es realizada mediante Apoderado Legal).

3. Formulario Único de Solicitud de Inscripción firmada por el Solicitante.

4. Declaración Jurada firmada por el solicitante

5. Fotocopia de Tarjeta de identidad del solicitante

6. Fotocopia del Registro Tributario Nacional numérico

7. Escritura de Declaración de Comerciante Individual

8. Escritura de Modificación (Si las tuviese)

9. Certificación de Industria y Comercio para ejercer el comercio en Honduras (Si es comerciante individual Extranjero)

10. Balances Generales y Estados de Resultado de los últimos tres (3) años, firmado por el contador y el comerciante individual, sellado y timbrado, debidamente auditado por contador público independiente o firma auditora (es decir los estados financieros deben venir acompañados de un informe de auditoría)

11. Balance General de Apertura (en caso de estar recién declarado) firmado por el contador y el comerciante individual, sellado y timbrado, debidamente auditado por contador público independiente o firma auditora (es decir el estado financiero deben venir acompañado de un informe de auditoría)

12. Hoja de Vida o Curriculum Vitae del Solicitante

13. Hojas de vida del Personal Técnico

14. Copia de Actas de recepción o referencias de los propietarios de las obras de carácter público o privado ejecutadas durante los cinco últimos años, con indicación de sus presupuestos, características y lugares de ejecución, (En el caso de que el área de actividad a inscribirse sea obra pública)

15. Copia de Documentos acreditativos a los suministros efectuados durante los últimos cinco años (En el caso de que el área de actividad a inscribirse sea bienes y/o servicios)

16. Constancias de Trabajo realizados durante los últimos cinco años (En el caso de que el área de actividad a inscribirse sea consultoría)

17. Constancia de inscripción en el Colegio Profesional correspondiente.

18. Importante: La firma del Solicitante puesta en la Declaración Jurada y el Formulario de Inscripción, deben venir autenticados al igual que las fotocopias de Tarjeta de Identidad, Registro Tributario Numérico, Escritura y sus modificaciones si las tuviese y demás copias adjuntas a la solicitud de Inscripción.

¿Cuál es el estado de un expediente?

El expediente se identifica y se le explica al interesado, si requiere subsanación de algún documento o si tiene Resolución de inscripción.

¿Cuánto tardaría el trámite para la entrega de la certificación?

El plazo para la inscripción será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente al de la presentación correcta de la información requerida. El plazo puede prorrogarse por cinco (5) días adicionales si fuere necesaria la verificación de la información proporcionada.

Para la entrega de documentos, ¿Puede mandarlos a dejar con cualquier persona?

Cualquier persona delegada por el Apoderado Legal de la Sociedad Mercantil o el solicitante en caso de persona natural o comerciante individual.

¿No entiende a que se refiere Informe Auditado?

Los Estados Financieros presentados con la solicitud, deben ser auditados por una firma Auditora o Contador Público independiente a la empresa.

¿Cuál es el trámite para una renovación de inscripción en ONCAE?

El trámite es el mismo a la solicitud de inscripción inicial.

¿Cuánto tiempo tarda el trámite de una constancia?

Las constancias se emiten dentro de las 24 horas a partir de la solicitud acompañadas del respectivo TGR-1.

¿Puede retirar la certificación el representante legal o el dueño de la empresa?

La Certificación se entrega al Apoderado Legal en el caso que se haya realizado el trámite por medio de este.

¿Dónde descargo el TGR-1?

El TGR 1 se descarga en el sitio siguiente: http://www.sefin.gob.hn/tgr1/

¿Cuál es el costo del trámite de inscripción?

El trámite en la ONCAE no tiene ningún costo.

¿Qué es un convenio marco?

En base a la Ley de Compras Eficientes y Transparentes a través de medios electrónicos en el Artículo 2 inciso 1 se establece lo siguiente “El Convenio Marco es una modalidad de contratación mediante la cual el Estado a través de la Oficina Normativa de Contratación y Adquisiciones del Estado (ONCAE), seleccionara a uno o más proveedores, según dispongan los pliegos de condiciones, para ser incorporados dentro del Catálogo Electrónico”.

¿Qué es el catálogo electrónico?

El Catálogo Electrónico es el medio electrónico que contiene una relación ordenada, en la que se incluyen y describen la forma individual proveedores, productos, precios y cualquier otra información o dato relevante esto en base a la Ley de Compras Eficientes y Transparentes a través de Medios Electrónicos en su artículo 8.

¿Es obligatorio comprar a través del catálogo electrónico?

De conformidad a lo establecido en el Artículo 3 de la Ley de Compras Eficientes y Transparentes a través de Medios Electrónicos, será de cumplimiento obligatorio la presente Ley en todos aquellos procesos en dónde los bienes o servicios previamente establecidos se encuentren dentro del Catálogo Electrónico, y serán nulos todos aquellos procesos de compras de bienes o servicios que, habiendo sido incorporados en el Catálogo Electrónico, se realicen fuera de éste, salvo en aquellos casos especiales que califique la ONCAE.

¿A partir de cuándo debo comenzar a utilizar el catálogo electrónico?

Según el Articulo 39 inicio ejecución el suministro de bienes o servicios adquiridos a través del Catálogo Electrónico, inicia una vez finalizada la catalogación y mediante circular, la habilitación del Catálogo electrónico respectivo en Honducompras, a partir de la cual se iniciara el plazo de la vigencia del Convenio Marco.

¿Quién autoriza y firma el F003 para la creación de usuarios?

La máxima autoridad de la entidad obligada.

¿Se requiere la copia de la terjeta de indentidad para la creación de un usuario?

Si, se debe de adjuntar al F003.

¿El sistema genera un reporte de compras realizadas?

Si, el sistema automáticamente genera un reporte de las compras realizadas a través del catálogo, el cual está disponible para consulta en el en el portal de Honducompras, Catálogo Electrónico en el icono de “Ciudadanía”.

¿Qué pasa si un producto no está dentro del catálogo electrónico?

1. Debe buscar el producto que más se asemeje a su necesidad.

2. Sí debido a una necesidad plenamente justificada, los productos de catálogo electrónico, no satisfacen su necesidad debe solicitar a la ONCAE la inclusión de dicho producto en el catálogo electrónico.

¿Cuando aplica la autorización de compra por fuera de catálogo electrónico?

1. Aplica únicamente en casos debidamente acreditados.

2. ONCAE verifica la necesidad

3. ONCAE verifica las justificaciones en las que se basa la solicitud

4. Responde aceptando o denegando la autorización

¿Cuáles son las obligaciones de las instituciones?

1. Comunicar las órdenes de compra dentro de la vigencia de las mismas.

2. Realizar las gestiones de pago en la brevedad posible

3. Verificar el cumplimiento de las condiciones entregadas por el proveedor

¿Cuáles son los derechos de las instituciones?

1. Cumplimiento estricto de lo pactado

2. Devolución y cambio de producto defectuoso

3. Aplicar multas por incumplimiento

4. Anular órdenes de compra

5. Comunicar el incumplimiento a la ONCAE para su respectiva sanción según procedimiento, establecido en la circular de habilitación

¿Es necesario llevar un correlativo para órdenes de compra de los bienes del catálogo?

El Catálogo Electrónico genera automáticamente la numeración de las órdenes de compra, es decisión de la institución si desea llevar una numeración interna de las órdenes de compra de Catálogo Electrónico.

¿Qué documento deben acompañar la orden de compra de catálogo electrónico?

La institución deberá entregar, junto con la orden de compra emitida desde el Sistema de HONDUCOMPRAS, el formulario de ejecución del gasto (F-01) a nivel de compromiso registrado en el Sistema de Administración Financiera o un documento equivalente autorizado en la Institución contratante.

¿Qué es una queja?

En base al Artículo 62 del Reglamento de la Ley de Compras Eficientes y Transparentes a través de Medios Electrónicos se establece que la queja es el mecanismo mediante el cual los entes del Estado participantes en la modalidad de Convenio Marco, que forma parte de un Catálogo Electrónico ponen en conocimiento a la ONCAE, el incumplimiento de parte de los proveedores de sus compromisos contractuales. Los motivos que de una queja están estipulados en cada Circular de Habilitación de cada Catálogo Electrónico.

¿Documentos que debe acompañar una queja?

En http://www.honducompras.gob.hn está el formulario correspondiente para reportar la queja, este debe venir con la orden de compra de Catálogo Electrónico, el F01 o su equivalente y toda la comunicación que la institución haya tenido con los proveedores.

¿Si un proveedor del catálogo incumple con lo estableciendo en la orden de compra que genera el catálogo electrónico, existe una sanción?

Si. En el Artículo 41 de la Ley de Compras Eficientes y Transparentes a través de Medios Electrónicos se establece que dependiendo de la infracción en que incurran los oferentes adjudicatarios seleccionados, la ONCAE aplicara la sanción de suspensión, que puede oscilará entre un mes hasta un año, dicha suspensión implica la exclusión de los proveedores seleccionados del Catálogo Electrónico, con todos los efectos que de ello se deriva, en los Articulo 67, 68 y 69 del Reglamento de la Ley se amplifica más este procedimiento.

¿Cuál es el procedimiento de atención de problemas con proveedores - honducompras?

1. Consultar el catálogo electrónico o la circular de habilitación para identificar el contacto específico con quien debe comunicarse el problema.

2. Sí no recibe una respuesta apropiada en el plazo establecido, comunicarse por escrito (correo, nota, ect) con el nivel 2 de la empresa para atención de problemas.

3. Sí no recibe una respuesta apropiada en el plazo establecido, comunicarse por escrito (correo, nota, ect) con el nivel 3 de la empresa para atención de problemas; con copia a la ONCAE.

¿Qué pasa si encuentro un producto con mejor precio fuera del catálogo electrónico?

En el caso que una institución demuestre que puede obtener condiciones más ventajosas que las presentadas en el catálogo, en términos de precio, garantías, plazo de entrega y calidad, antes de autorizar la compra fuera del catálogo, la ONCAE deberá dar la opción a los proveedores del Catálogo Electrónico, de que igualen o mejoren las condiciones presentadas. En el caso que no se iguale o mejore la oferta se invitará al proveedor fuera de catálogo a incorporarse al mismo, siempre y cuando cumpla con los mismos requisitos técnicos, legales y financieros de los proveedores incorporados.

¿Las compras realizadas por medio de caja chica de su institución deben registrarse mediante catálogo electrónico de ONCAE?

En base al Artículo 3 de la Ley de Compras Eficientes y Transparentes a través de Medios Electrónicos señala que “Sera de cumplimiento obligatorio la presente Ley en todos aquellos procesos en donde los bienes o servicio previamente establecidos se encuentren dentro del Catálogo Electrónico, las compras de bienes o servicio ya incorporados dentro del Catálogo Electrónico, no se podrán efectuar si no es a través de la modalidades de la Convenio Marco, Compras Conjunta y Subasta Inversa, de conformidad a la presente ley” El Catálogo Electrónico es el mecanismo electrónico administrado por la ONCAE, que permite el desarrollo de las modalidades de contratación de Convenio Marco, independientemente de la forma de pago todo aquel bien o servicio que este en el Catálogo es de carácter obligatorio adquirirlo a través de esta nueva metodología de compra.

ONCAE | Todos los Derechos Reservados, 2016